Informativa sul trattamento dei dati personali degli utenti

Informativa resa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) agli utenti del portale Ufficio delle Radici.

1. Titolare del trattamento

2. Dati trattati

Per la registrazione, l'accesso e l'utilizzo del portale possono essere trattati: nome e cognome, indirizzo email, credenziali con password conservata esclusivamente mediante hash crittografico, ruolo e permessi, dispositivi registrati, dati di sessione, data e ora degli accessi, operazioni effettuate nell'area riservata, proposte genealogiche, comunicazioni inviate alla Pro Loco e dati tecnici strettamente necessari alla sicurezza del servizio.

Le password non sono conservate in chiaro. I log applicativi non sono destinati a registrare il contenuto delle password o dei cookie di autenticazione.

3. Finalità e basi giuridiche

• Creazione e gestione dell'account, autenticazione e fornitura delle funzionalità richieste: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, per l'esecuzione del rapporto relativo all'accesso e all'uso del servizio.
• Sicurezza del portale, prevenzione di accessi abusivi, gestione dei dispositivi, tracciamento delle operazioni e tutela dell'integrità dell'archivio: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, sulla base del legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dei sistemi e alla protezione dell'archivio, nel rispetto del necessario bilanciamento con i diritti degli utenti.
• Adempimento di obblighi previsti dalla legge e gestione di richieste delle autorità: art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.

Eventuali trattamenti ulteriori basati sul consenso saranno presentati separatamente, in modo facoltativo e revocabile. La semplice presa visione di questa informativa non costituisce consenso.

4. Conferimento dei dati

I dati necessari alla creazione dell'account e alla sicurezza del servizio sono necessari per utilizzare l'area riservata. Il mancato conferimento impedisce la creazione o il mantenimento dell'account. Eventuali dati indicati come facoltativi possono essere omessi senza pregiudicare le funzioni essenziali.

5. Destinatari e soggetti che possono trattare i dati

I dati possono essere trattati da persone autorizzate della Pro Loco e, nei limiti necessari, da fornitori di servizi tecnici utilizzati per l'hosting locale, la connettività privata, la sincronizzazione, il backup o la manutenzione. Quando un fornitore opera per conto della Pro Loco, il rapporto viene gestito secondo l'art. 28 GDPR ove applicabile.

Il portale utilizza attualmente una rete privata Tailscale per l'accesso remoto controllato e servizi Google/Google Drive per attività di archiviazione o sincronizzazione connesse al progetto. L'effettivo ruolo privacy e le condizioni contrattuali dei singoli fornitori sono verificati in relazione alla configurazione utilizzata.

6. Trasferimenti verso Paesi extra SEE

Qualora uno dei fornitori tecnici comporti un trasferimento di dati personali verso Paesi al di fuori dello Spazio economico europeo, il trasferimento avviene solo in presenza di una condizione prevista dagli artt. 44 e seguenti GDPR, ad esempio una decisione di adeguatezza o garanzie appropriate quali le clausole contrattuali standard. Le informazioni di dettaglio possono essere richieste al Titolare.

7. Conservazione

I dati dell'account sono conservati per la durata dell'abilitazione e, dopo la cessazione, per il tempo necessario a gestire chiusura, richieste, eventuali contestazioni e obblighi di legge. Il portale applica inoltre criteri tecnici di minimizzazione: le sessioni ordinarie scadono dopo 12 ore; l'identificatore tecnico del dispositivo può durare fino a 180 giorni o essere revocato prima; i log ordinari delle operazioni sono eliminati dopo 90 giorni; i record dei tentativi di autenticazione falliti sono eliminati dopo 30 giorni, salvo necessità di conservazione collegata a un incidente o contestazione.

Le richieste privacy, gli eventi di provenienza dei contributi e gli eventuali registri di violazione seguono tempi distinti, determinati dalla necessità di documentare l'adempimento, la provenienza archivistica o l'accountability. I criteri sono riportati nel registro interno dei trattamenti e riesaminati periodicamente.

8. Diritti dell'interessato

Nei casi previsti dal GDPR puoi esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione. Quando il trattamento si basa sul legittimo interesse puoi opporti per motivi connessi alla tua situazione particolare, ai sensi dell'art. 21 GDPR.

Per esercitare i diritti puoi utilizzare la pagina dedicata, scrivere a prolocomontegabbione@gmail.com o alla PEC prolocomontegabbione@pec.it. Potrà essere richiesta un'idonea verifica dell'identità quando necessaria per evitare comunicazioni di dati a soggetti non autorizzati.

9. Reclamo al Garante

Hai il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che il trattamento avvenga in violazione del GDPR. Informazioni e contatti sono disponibili sul sito istituzionale www.garanteprivacy.it.

10. Processo decisionale automatizzato

Il portale non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'utente. I controlli automatici di sicurezza o privacy servono a limitare accessi e pubblicazioni non consentite e possono essere sottoposti a verifica amministrativa.

11. Aggiornamenti

La presente informativa può essere aggiornata quando cambiano il servizio, i fornitori o le modalità di trattamento. La versione e la data di aggiornamento sono indicate all'inizio della pagina.