Informativa sul trattamento dei dati nell'archivio genealogico e storico

Informativa ai sensi dell'art. 14 del Regolamento (UE) 2016/679 per i dati personali non raccolti direttamente presso l'interessato e trattati nell'ambito del progetto storico-genealogico Ufficio delle Radici.

1. Titolare del trattamento

2. Finalità del progetto

L'archivio è destinato alla ricostruzione genealogica, alla documentazione della memoria familiare e comunitaria e alla ricerca storica locale. Il progetto organizza informazioni tratte da fonti storiche e documentarie e consente attività di verifica, collegamento tra persone, correzione e integrazione delle fonti.

Le finalità del progetto non comprendono profilazione commerciale, pubblicità comportamentale, valutazione del merito personale o utilizzo dei dati per finalità incompatibili con la ricerca storica e genealogica.

3. Categorie di dati trattati

In relazione alle fonti disponibili possono essere trattati: nome e cognome, sesso o indicazioni equivalenti presenti nelle fonti, date o periodi di nascita e morte, luoghi, relazioni di parentela, matrimonio o altre unioni documentate, professione, residenza o appartenenza a comunità, riferimenti archivistici e documentali, annotazioni genealogiche, immagini o copie di documenti e altre informazioni storicamente pertinenti.

Informazioni particolarmente delicate o appartenenti alle categorie particolari di dati personali sono trattate solo quando ciò sia consentito dalla normativa applicabile, pertinente e necessario rispetto alla finalità storica, adottando specifiche cautele. Per le persone viventi o potenzialmente viventi la diffusione è esclusa per impostazione predefinita.

4. Provenienza dei dati

I dati possono provenire, a seconda dei casi, da:

• registri parrocchiali, libri dei battesimi, matrimoni, morti, stati delle anime e altre fonti ecclesiastiche;
• atti e registri dello stato civile e altre fonti amministrative o archivistiche accessibili secondo la normativa applicabile;
• archivi pubblici e privati, raccolte documentarie e fondi storici;
• pubblicazioni, repertori, studi, necrologi, epigrafi e altre fonti rese legittimamente accessibili;
• documenti, informazioni e correzioni forniti da ricercatori, familiari o altri utenti del progetto;
• precedenti raccolte genealogiche della Pro Loco o materiali acquisiti nell'ambito delle attività di ricerca locale.

Quando possibile, il sistema conserva o associa il riferimento alla fonte, in modo da distinguere il dato documentato da integrazioni, correzioni o ricostruzioni successive.

5. Base giuridica

Per i dati riferibili a persone viventi, il trattamento storico-genealogico è svolto, ove ne ricorrano i presupposti, sulla base del legittimo interesse del Titolare alla documentazione e ricerca storico-genealogica e alla conservazione della memoria locale, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, previo bilanciamento con i diritti e le libertà degli interessati e con applicazione delle garanzie previste dagli artt. 5, 25 e 89 GDPR.

Quando ricorrono obblighi o ulteriori basi previste dalla legge, il trattamento può fondarsi sull'art. 6, par. 1, lett. c) GDPR o sulle altre condizioni applicabili. Le categorie particolari di dati personali non sono trattate sulla sola base dell'interesse legittimo: sono utilizzate esclusivamente quando sussista anche una condizione prevista dall'art. 9 GDPR e dalla normativa nazionale applicabile alla ricerca storica. Eventuali dati relativi a condanne penali e reati sono trattati soltanto nei limiti dell'art. 10 GDPR e della normativa nazionale applicabile.

Il GDPR non si applica, in quanto tale, ai dati delle persone decedute. In Italia, tuttavia, l'art. 2-terdecies del d.lgs. 196/2003 prevede che i diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR riferiti ai dati di persone decedute possano essere esercitati, nei casi previsti, da chi ha un interesse proprio, agisce a tutela dell'interessato quale mandatario oppure per ragioni familiari meritevoli di protezione. Il progetto applica inoltre cautele di dignità, correttezza, riservatezza e tutela dei familiari.

6. Persone viventi o potenzialmente viventi: privacy by default

Ufficio delle Radici applica una regola tecnica prudenziale: i dati di una persona non vengono resi accessibili agli altri utenti quando la persona risulta vivente o quando non può essere escluso con sufficiente certezza che sia vivente.

• un decesso chiaramente documentato consente la classificazione come persona deceduta;
• in assenza di decesso noto, una collocazione cronologica certamente anteriore alla soglia prudenziale di 110 anni può consentire la consultabilità;
• date mancanti, formule non interpretabili o indicazioni compatibili con una persona potenzialmente vivente restano riservate;
• gli utenti possono lavorare su persone viventi nel proprio albero privato e condividerle esclusivamente con utenti specificamente autorizzati; ciò non equivale a pubblicazione nell'archivio generale;
• l'approvazione amministrativa non può rendere pubblico un record che il controllo privacy qualifica come potenzialmente vivente.

7. Destinatari e criteri di accessibilità

L'archivio non è un elenco pubblico liberamente accessibile su Internet. L'accesso alle funzioni genealogiche è riservato agli utenti autorizzati e avviene secondo ruoli e permessi. Le informazioni sulle persone potenzialmente viventi rimangono nello spazio privato del loro creatore e, quando previsto, degli utenti nominativamente invitati a condividere l'albero.

I dati storici classificati come consultabili possono essere visualizzati dagli utenti autorizzati al progetto. Documenti e allegati possono essere sottoposti a ulteriori restrizioni e non diventano accessibili automaticamente.

8. Informazione agli interessati e art. 14, par. 5, lett. b) GDPR

Le informazioni genealogiche derivano spesso da fonti storiche riferite a un numero elevato di persone, raccolte in periodi molto lunghi e senza un rapporto diretto con gli interessati. Nei casi in cui fornire individualmente l'informativa risulti impossibile o comporti uno sforzo sproporzionato, in particolare nel contesto della ricerca storica, il Titolare applica le misure appropriate previste dall'art. 14, par. 5, lett. b) GDPR, tra cui la pubblicazione della presente informativa e misure tecniche e organizzative volte a tutelare diritti e libertà degli interessati.

La pubblicazione di questa informativa non elimina gli altri obblighi del GDPR: serve a rendere trasparenti il progetto, le fonti e le modalità con cui un interessato può conoscere, contestare o integrare le informazioni che lo riguardano. Qualora l'applicazione sia raggiungibile soltanto attraverso una rete privata, una copia aggiornata dell'informativa deve essere resa disponibile anche attraverso un canale web pubblico della Pro Loco, così da essere effettivamente accessibile agli interessati.

9. Rettifica, integrazione e contestazione delle informazioni storiche

Chi ritiene che nell'archivio siano presenti informazioni personali inesatte, incomplete, non pertinenti o non correttamente attribuite può chiedere verifica, rettifica, integrazione, limitazione o, quando applicabile, cancellazione. Nel rispetto dell'integrità documentaria, una fonte storica non viene alterata falsificando l'originale: eventuali rettifiche o integrazioni possono essere registrate separatamente e collegate alla fonte originaria.

Le richieste possono essere inviate tramite la pagina dedicata, a prolocomontegabbione@gmail.com o alla PEC prolocomontegabbione@pec.it, indicando gli elementi necessari a identificare il record o la fonte interessata.

10. Conservazione

I dati e i documenti che costituiscono parte dell'archivio storico possono essere conservati a lungo termine in coerenza con la finalità di documentazione e ricerca storica, applicando le garanzie previste dall'art. 89 GDPR e il principio di minimizzazione. Le bozze, le proposte non approvate, i dati tecnici e gli allegati non acquisiti nell'archivio storico sono invece soggetti a tempi di conservazione distinti e limitati.

11. Destinatari, fornitori e trasferimenti

I dati possono essere trattati da persone autorizzate della Pro Loco e da fornitori tecnici strettamente necessari al funzionamento, alla sicurezza, alla sincronizzazione o al backup. I rapporti con eventuali responsabili del trattamento sono disciplinati secondo l'art. 28 GDPR ove applicabile. Eventuali trasferimenti extra SEE sono effettuati soltanto nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR.

12. Diritti e opposizione

Per i dati relativi a persone viventi, nei casi previsti dal GDPR sono esercitabili i diritti di cui agli artt. 15-22, compresi accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione. Per i dati delle persone decedute si applica inoltre, nei casi previsti, l'art. 2-terdecies del Codice Privacy italiano. Eventuali limitazioni o deroghe connesse alla ricerca storica non sono automatiche: possono essere applicate soltanto quando ricorrono le specifiche condizioni previste dalla normativa e sono presenti garanzie adeguate.

13. Reclamo

L'interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Informazioni sono disponibili su www.garanteprivacy.it.

14. Regole deontologiche e garanzie della ricerca storica

La Pro Loco assume come riferimento operativo i principi delle Regole deontologiche per i trattamenti a fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca storica, con particolare attenzione a pertinenza, indispensabilità, riservatezza, dignità delle persone, corretto uso delle fonti e cautele nella diffusione. L'applicabilità formale delle singole disposizioni dipende dalla natura e qualificazione delle fonti e dell'archivio interessato.

15. Aggiornamenti

La presente informativa è riesaminata quando cambiano fonti, modalità di accesso, categorie di dati o misure di protezione. La versione e la data sono indicate all'inizio della pagina.